15.10.2026
Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar diariamente la hora de entrada y salida de sus trabajadores. Muchas de ellas han optado por sistemas de fichaje que utilizan datos biométricos, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, por motivos de comodidad y precisión. Sin embargo, estos sistemas presentan riesgos importantes para la privacidad de los trabajadores, lo que ha llevado a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), autoridad encargada de velar por el cumplimiento de esta normativa, a mostrarse especialmente exigente con su uso.
La huella dactilar y la imagen como datos biométricos
El rostro o las huellas dactilares son rasgos físicos propios de cada persona. Sin embargo una simple fotografía no es, por sí misma, un dato biométrico. Solo lo es cuando se procesa mediante un tratamiento técnico específico que convierte esos rasgos en un patrón digital capaz de identificar a una persona concreta o de confirmar que es quien dice ser.
El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) considera estos datos especialmente sensibles. Por eso, su artículo 9 prohíbe, como regla general, utilizarlos para identificar a una persona, salvo en los casos concretos que la propia norma permite de forma expresa.
¿Qué opina la AEPD?
En noviembre de 2023, la AEPD publicó una Guía sobre el uso de sistemas biométricos para el control de presencia. Sus principales conclusiones eran las siguientes:
- Para que una empresa pueda usar datos biométricos como base de su sistema de registro horario, debe existir una norma con rango de ley que lo permita expresamente, y que establezca las garantías necesarias para proteger a los trabajadores.
- El hecho de que la ley obligue a registrar la jornada (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) no basta, por sí solo, para justificar el uso de datos biométricos.
- Antes de instalar un sistema de este tipo, la empresa debe (i) realizar una evaluación de impacto para la privacidad de los trabajadores, y (ii) demostrar que el sistema es realmente necesario y proporcionado, esto es, que no existe otra forma menos invasiva de lograr el mismo objetivo.
La anulación de la Guía de la AEPD por la Audiencia Nacional
Mediante sentencia de 30 de junio de 2026 (SAN 367/2026), la Audiencia Nacional anuló la Guía de la AEPD sobre el uso de sistemas biométricos para el control de presencia, considerando que, en la práctica, este documento fijaba los criterios que la AEPD iba a aplicar al vigilar y sancionar a las empresas y, en consecuencia, no podría denominarse “guía” sino que tendría que haberse publicado como una circular, un tipo de norma que exige seguir un procedimiento de aprobación específico que la AEPD no siguió en este caso.
Ahora bien, la Audiencia Nacional no entra a valorar si los criterios de la Guía eran acertados, ni afirma que el fichaje biométrico sea legal. Por tanto, las empresas siguen teniendo que cumplir las obligaciones que imponen directamente el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Además, la citada sentencia todavía puede recurrirse ante el Tribunal Supremo, por lo que no es definitiva.
Conclusión
Aunque los sistemas de fichaje con datos biométricos resultan prácticos, la AEPD se ha mostrado muy restrictiva con su uso para el simple control horario. La anulación de la Guía deja a la Agencia sin una herramienta en la que venía apoyando sus decisiones, pero no significa que este tipo de fichaje esté ahora permitido. La normativa de protección de datos sigue exigiendo que exista una justificación legal, que el caso encaje en alguna de las excepciones previstas y que el sistema sea necesario y proporcionado. Por ello, las empresas deben seguir actuando con prudencia antes de implantar estos sistemas, teniendo en cuenta, además, que la AEPD podría aprobar en el futuro una circular con criterios similares siguiendo el procedimiento legalmente previsto.
Cristina Sánchez | Directora
Departamento Mercantil y Protección de datos
